top of page
Aug 8

"เคล็ดลับการเขียนอีเมลในที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพ"

8 สิงหาคม 2024


ปัจจุบันในการสื่อสารติดต่อกันมีหลากหลายช่องทางมากมาย แต่โลกของการทำงานนั้น การเขียนอีเมลก็ยังเป็นช่องทางการติดต่อทางการที่ทุกบริษัททั่วโลกยังให้ความสำคัญ และยึดเป็นช่องทางการติดต่อหลักเช่นเดิม


การเขียนอีเมลเพื่อการทำงาน เสมือนการเขียนจดหมาย เพราะไม่มีเสียงอ่าน ดังนั้นการเรียนอีเมลที่ดี ไม่ใช่แค่การพิมพ์ข้อความแล้วกดส่งออกไปได้เลย เพราะเช่นนั้น อาจจะไม่สร้างความประทับใจให้กับผู้ที่เราต้องการสื่อสารด้วยอย่างแน่นอน  วันนี้เราลองมาดูหลักการเขียนอีเมลที่ถูกต้อง และสามารถนำไปใช้ได้จริงเบื้องต้นกันค่ะ 


1. ชื่อเรื่อง (Subject Line)

ชื่อเรื่องต้องชัดเจนและตรงประเด็น ถ้าชื่อเรื่องกระชับจะทำให้ผู้รับเข้าใจได้ทันทีว่าจะมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร เช่น “Meeting Request for Project ABC” หรือ “Update on Quarterly Report”


2. การเริ่มต้น (Opening)

เริ่มต้นด้วยการทักทายผู้รับด้วยคำสุภาพ เช่น “Dear [Recipient's Name],”

หรือ “Hello [Recipient's Name],” หากไม่รู้จักกัน ควรแนะนำตัวแบบสั้นๆ เพื่อสร้างความคุ้นเคย


3. เนื้อหา (Body)

ในส่วนนี้ให้เริ่มด้วยการเกริ่นนำ เช่น “I am writing to inform you about...” เมื่อเจอจุดประสงค์หลักแล้ว แบ่งเนื้อหาให้ชัดเจน ใช้ย่อหน้าสั้นๆ หรือ bullet points เพื่อให้เข้าใจง่าย และจำไว้ว่าใช้ภาษาที่ทางการและสุภาพนะ!


4. การปิดท้าย (Closing)

ก่อนจบ อย่าลืมขอบคุณผู้รับและแสดงความคาดหวัง เช่น “Thank you for your time and consideration.” เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ และอย่าลืมเลือกคำลงท้ายที่สุภาพ เช่น “Best regards,” หรือ “Sincerely,” พร้อมใส่ลายเซ็นที่มีชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของเรา


5. การตรวจสอบก่อนส่ง

ก่อนกดส่ง ควรตรวจสอบให้ดีว่าเนื้อหาถูกต้องและเหมาะสม ชื่อผู้รับและที่อยู่อีเมลก็สำคัญเช่นกัน รวมถึงตรวจสอบว่าได้แนบไฟล์หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นแล้ว

ตัวอย่างการเขียนอีเมล:



เรียน [ชื่อผู้รับ],


สวัสดีครับ/ค่ะ หวังว่าคุณจะสบายดี


ดิฉัน/ผมเขียนอีเมลฉบับนี้มาเพื่อขอนัดประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับความก้าวหน้าและขั้นตอนถัดไปของโครงการ ABC ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของคุณมีคุณค่ามาก และดิฉัน/ผมเชื่อว่าการประชุมครั้งนี้เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการยังคงดำเนินไปตามแผนและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของเรา


กรุณาแจ้งให้ทราบว่าคุณสะดวกที่จะประชุมเมื่อใด ดิฉัน/ผมสะดวกในวันที่ [ระบุวันที่และเวลาที่คุณสะดวก] กรุณาแจ้งวันที่และเวลาที่คุณสะดวกเพื่อที่ดิฉัน/ผมจะได้ประสานงานตามนั้น


ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและการพิจารณาของคุณ ล่วงหน้าดิฉัน/ผมรอคอยการสนทนาของเรา


ด้วยความนับถือ

[ชื่อเต็มของคุณ]

[ตำแหน่งของคุณ]

[ข้อมูลติดต่อของคุณ]

[ชื่อบริษัทของคุณ]

 

หากคุณกำลังมองหาวิธีในการพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษเพื่อใช้ในการทำงานหรือสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานต่างชาติที่ทำงานด้วยกัน ที่นี่คือคำตอบ The Language Thailand มีคอร์สเรียนที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการทำงาน โดยเฉพาะ คุณจะได้เรียนรู้จากผู้สอนที่มีประสบการณ์และเข้าใจถึงวัฒนธรรมการทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารได้อย่างมั่นใจ 100% ค่ะ


สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

Phone: 02-114-3250




 

"Tips for Writing Effective Workplace Emails"



In today's world, there are many communication channels available, but in the professional realm, email remains a key formal communication method that companies worldwide still prioritize and rely on as the main channel of contact. Writing an email for work is akin to writing a letter because there is no voice to convey the message. Thus, a good email isn't just about typing a message and hitting send, as that might not impress the recipient. Let's explore the basic principles of writing a proper email that can be practically applied.

1. Subject Line

The subject line must be clear and to the point. A concise subject line helps the recipient immediately understand the content of the email. For example, “Meeting Request for Project ABC” or “Update on Quarterly Report”.


2. Opening

Start with a polite greeting to the recipient, such as “Dear [Recipient's Name],” or “Hello [Recipient's Name],”. If you don't know the recipient well, include a brief introduction to create familiarity.


3. Body

Begin the body with an introduction, such as “I am writing to inform you about...”. Once you reach the main purpose, divide the content clearly using short paragraphs or bullet points for easy understanding. Remember to use formal and polite language.


4. Closing

Before ending, don't forget to thank the recipient and express your expectations, such as “Thank you for your time and consideration.” to build rapport. Choose a polite closing remark like “Best regards,” or “Sincerely,” and include a signature with your name, position, and contact information.


Review Before Sending

Before hitting send, ensure the content is correct and appropriate. Check the recipient’s name and email address, and make sure you have attached any necessary files or additional information.


Example Email:


Dear [Recipient's Name],


Hello, I hope this message finds you well.


I am writing to request a meeting to discuss the progress and next steps for Project ABC. Your insights and suggestions are highly valued, and I believe this meeting is essential to ensure that the project remains on track and aligned with our objectives.


Please let me know when you are available for the meeting. I am available on [specify your available dates and times]. Kindly inform me of your convenient date and time so that I can coordinate accordingly.


Thank you in advance for your time and consideration. I look forward to our discussion.


Best regards,

[Your Full Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

[Your Company Name]



 

If you are looking for ways to improve your English skills for work or to communicate with international colleagues, this is the answer. The Language Thailand offers courses specifically designed to meet workplace needs. You will learn from experienced instructors who understand different work cultures, helping you communicate with 100% confidence.


Phone: 02-114-3250



Commentaires

bottom of page